Succesvol Werken op Afstand


Het Cororavirus (COVID-19) dwingt op dit moment veel medewerkers van bedrijven om thuis te blijven en hun werk op afstand te doen. Om dit werken op afstand zo succesvol mogelijk te maken, zijn een paar zaken heel belangrijk. Dit blijkt uit verschillende analyses gedaan in de praktijk. Deze bespreken we in dit artikel, maar eerst nog even dit.

Natuurlijk zijn er al veel organisaties waarin een bepaalde mate van ‘werken op afstand’ behoorlijk gewoon is. Lang werd dit het ‘Nieuwe Werken’ genoemd. Dit nieuwe werken staat echter al weer een tijd onder druk door de populaire opvatting van het ‘Agile’ werken. Dit is gericht op het verkrijgen van een grotere weerbaarheid en wendbaarheid, wat nodig is in deze tijd van continue disruptie (zoals nu met de Coronacrisis). In het Agile werken is de aanwezigheid van het betrokken team om te komen tot de gewenste interactie en samenwerking juist weer enorm belangrijk. Bedrijven die Agile werken, hebben het werken op afstand dan ook juist weer gereguleerd en beperkt.

Het terugdringen van het Nieuwe Werken (thuiswerken) is iets wat de Millenials (medewerkers geboren tussen 1980 en 2000; in 2025 75% van de beroepsbevolking) en de generatie daarna toejuichen (en ook afgedwongen hebben). Talentvolle Millenials willen graag voelbaar een relevant onderdeel zijn van een gemotiveerd en doelgericht team. Zij vinden het juist heel prettig om naar het werk toe te gaan om daar met interessante mensen samen te werken op basis van gelijkwaardigheid. Zij willen graag onderdeel zijn van professionele netwerken en zich hierin vrijelijk kunnen bewegen. Zij zoeken permanente coaching en ondersteuning van interessante professionals die ‘het’ kunnen weten om hun eigen onzekerheid te verminderen. Niet voor niets voelen zij zich dus veel meer thuis in organisaties met een Agile werkcultuur.

Succesfactoren voor (gedwongen) Werken op Afstand

  1. Individuele benadering
  2. Heldere verwachtingen
  3. Frequente aandacht
  4. Ondersteuning management
  5. Technologie

Individuele benadering

Voor iedereen is de situatie waarin het werk thuis/op afstand moet gebeuren verschillend. De een kan sowieso al goed alleen werken, een ander juist niet. De een heeft thuis een goede werkplek tot zijn beschikking de ander moet het aan de keukentafel. Bij de een is het rustig, bij de ander zijn er ook kinderen of andere mensen thuis die de aandacht vragen. En ga zo maar door. Het is cruciaal dat hier aandacht voor ons en er samen gezocht wordt naar de meest optimale invulling c.q. oplossing. Stel je mensen de vraag: wat heb jij (specifiek) nodig om je werk zo goed mogelijk op afstand te kunnen doen? Daarbij gaat het zeker niet alleen om ‘harde’ zaken. Misschien nog belangrijker zijn de zachte, mentale zaken. Wat vind je prettig? Hoe en hoe vaak het liefste contact? Welke feedback heb je nodig? Van wie met name? Er is geen uniforme manier van werken op afstand voor het hele bedrijf te bedenken. Dit zal voor een paar mensen goed kunnen werken, maar voor velen helemaal niet. Nodig is een individuele benadering.

Heldere verwachtingen

Juist in een tijd waar heel veel onzekerheid is, hebben mensen grote behoefte aan duidelijkheid. Het oplossen van ‘het werk’ vraagstuk is al een stressfactor op zichzelf. Wat dan heel erg helpt is als ‘het werk’ zelf heel duidelijk is. Dus zorg er voor dat de verwachtingen die aan iedere medewerker gesteld worden heel reëel en duidelijk zijn. Wat zijn nu de prioriteiten en waarom. Wat zijn de doelen op dit moment en waarom. Wat is het plan van aanpak op dit moment. Wat doen we nu wel en niet en welke bijdrage kan de medewerkers dan juist nu het beste leveren. Dit moet voor iedereen persoonlijk glashelder zijn. Door de tijd kunnen hier verschuivingen in nodig zijn. In dat geval zullen deze iedere keer  voor iedereen opnieuw glashelder gemaakt worden.

Frequente aandacht

Een belangrijk leiderschapscriterium: regelmatig en gemeend persoonlijk contact hebben met de leden van je team. Vertrouwen en verbondenheid ontstaat vanuit oprechte aandacht. Het is de basis voor dienend leiderschap, wat op zichzelf eigenlijk al een pleonasme is. Maar juist in deze tijd waar mensen met vele vraagtekens rondlopen en moeten dealen met onzekerheid is ‘aandacht’ essentieel. Oprechte aandacht gaat verder dan contact (communicatie). Het is belangrijk om op de hoogte gehouden te worden van ontwikkelingen. Het is zeker nodig en prettig om regelmatig geïnformeerd te worden over voortgang, resultaten en omstandigheden. Maar het is essentieel om te ervaren dat er oog is voor jou als mens. Dat ‘je werk’, je manager, je collega zich druk maakt over hoe het nu met jou specifiek gaat en of je het allemaal lukt te organiseren.

Ondersteuning management

Zoals hierboven al duidelijk wordt is er een belangrijke taak weggelegd voor het management van organisaties. Zij moeten zich nog meer dan normaal al nodig is opwerpen als leiders van het team, dat zich ook nog eens ‘op afstand’ van elkaar bevindt. ‘Assumption is the mother of all fuck-ups’, te vaak wordt er van uit gegaan dat alle managers zich bewust zijn van hun taak en deze ook naar behoren uitvoeren. Maar eerlijk is eerlijk, dit is een misvatting. Normaal gesproken is er al veel verbetering mogelijk op dit punt en nu wordt er nog eens veel meer extra leiderschap gevraagd van iedere manager in een nog extremere, meer complexe tijd en organisatie. Dat vraagt om meer aandacht voor en extra ondersteuning van de manager. Door extra tools ter beschikking te stellen. Door samen prioriteiten te stellen en keuzes te maken in rollen, taken en werkzaamheden: wat doen we nu vooral wel en wat dan maar voorlopig even niet. En vergeet niet: de manager is zelf ook ‘gewoon’ een medewerker met vragen, twijfels, angsten en onzekerheden en verwacht zelf ook oprechte, persoonlijke aandacht en begeleiding vanuit het leiderschap van de organisatie.

Technologie

Het ligt voor de hand, maar het succes van werken op afstand kan worden verkregen door het bieden van de juiste technologische infrastructuur. Bijvoorbeeld om medewerkers op afstand veilig toegang te geven tot de systemen en processen op het werk. Aan het beschikbaar stellen van tools om de onderlinge communicatie te vergemakkelijken. Of om feedback te kunnen geven en te ontvangen. Of resultaten en ontwikkelingen te kunnen volgen. Technologie kan heel veel mogelijk maken en verbeteren. Dit soort innovaties floreren vaak in tijden van crisis. Dat zal nu ook weer blijken. Op een aantal punten zal de werkomgeving blijvend veranderen. Belangrijk is wel om goed in de gaten te houden dat het gebruik van steeds meer technologie alleen niet voldoende is. Het is een belangrijk hard hulpmiddel en een goede investering als er ook veel oog is voor de ontwikkeling van de zachte kant (het versterken van de bedrijfscultuur) van de organisatie.

Professor Judith Olson van de Universiteit van Californië heeft in haar onderzoek aangetoond dat organisaties die beschikken over een sterke bedrijfscultuur in combinatie met het goed kunnen gebruiken van nieuwe technologie het meest succesvol zijn in het (gedwongen) moeten werken op afstand.

Wilt u meer weten over hoe wij uw organisatie kunnen adviseren en ondersteunen in het versterken van de bedrijfscultuur, neem dan contact met ons op. Dat kan gemakkelijk met het contactformulier of door een mailtje te sturen naar info@cultureclubcompany.nl. U kunt ook rechtstreeks bellen met Jeroen Kaal op 06 215 37 412.